MASIH DIGUNAPAKAI SEHINGGA TAHUN TERKINI 2021
PERLEMBAGAAN UNTUK MAJLIS BERSAMA JABATAN BAGI
MAJLIS BANDARAYA SHAH ALAM
KEAHLIAN
1. Majlis Bersama Jabatan bagi Majlis Bandaraya Shah Alam (selepas ini disebut sebagai “Majlis") hendaklah mengandungi tiga puluh sembilan (39) ahli termasuk Pengerusi, Naib Pengerusi dan Setiausaha-setiausaha yang terdiri daripada sembilan belas (19) ahli yang dilantik oleh Datuk Bandar Majlis Bandaraya Shah Alam (selepas ini disebut sebagai Pihak Pegawai) dan dua puluh (20) ahli yang dipilih oleh pekerja-pekerja yang berkhidmat di Majlis Bandaraya Shah Alam (selepas ini disebut sebagai Pihak Pekerja).
PIHAK PEGAWAI
2. Ahli-ahli bagi “Pihak Pegawai" hendaklah terdiri daripada Pegawai-pegawai Majlis Bandaraya Shah Alam seperti berikut:
2.1 PENGERUSI
1. Datuk Bandar
2.2 AHLI-AHLI
2. Timbalan Datuk Bandar
3. Pengarah Khidmat Pengurusan
4. Pengarah Kewangan
5. Pengarah Penilaian dan Pengurusan Harta
6. Pengarah Kejuruteraan
7. Pengarah Perancangan
8. Pengarah Landskap
9. Pengarah Pelesenan
10. Ketua Jabatan Penguatkuasaan
11. Pengarah Kesihatan Persekitaran
12. Pengarah Bangunan
13. Pengarah Pembangunan Komuniti
14. Ketua Bahagian Teknologi Maklumat
15. Ketua Bahagian Audit Dalam
16. Ketua Bahagian Perundangan
17. Ketua Bahagian Korporat dan Perhubungan Awam
18. Ketua Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal & Pembersihan Awam
2.3 SETIAUSAHA BERSAMA
19. Ketua Seksyen Sumber Manusia
3. Wakil Pegawai di atas adalah dilantik di atas nama jawatan masing-masing.
4. Kekosongan yang berlaku di dalam keahlian Pihak Pegawai yang disebabkan oleh kekosongan pengisian jawatan berkenaan tidak akan dipenuhi oleh calon lain kecuali di dalam keadaan kekosongan itu berlaku dalam tempoh yang lama sehingga menjejaskan korum bagi mesyuarat. Dalam keadaan sedemikian, Datuk Bandar setelah diperakui oleh Majlis boleh memutuskan pelantikan keahlian Pihak Pegawai secara sementara sehingga jawatan berkenaan diisi.
PIHAK PEKERJA
5. Ahli-ahli bagi Pihak Pekerja hendaklah terdiri daripada pekerja-pekerja di dalam Majlis Bandaraya Shah Alam dan dipilih oleh pekerja yang berkhidmat di Majlis Bandaraya Shah Alam. Peraturan bagi memilih ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah dibuat mengikut permulaannya oleh satu Jawatankuasa yang ditubuhkan oleh pekerja-pekerja dalam Majlis Bandaraya Shah Alam.
6. Kekosongan yang berlaku di dalam keanggotaan Pihak Pekerja hendaklah dipenuhi oleh calon-calon daripada Kesatuan/ Persatuan yang melantik wakil yang mengosongkan jawatan itu, atau pekerja-pekerja itu sendiri.
7. Ahli-ahli Pihak Pekerja hendaklah memegang jawatan selama tempoh dua (2) tahun mulai daripada tarikh pelantikan mereka dan mereka boleh terus memegang jawatan tersebut sehingga ahli-ahli yang akan mengambil alih telah dilantik/ dipilih.
PEGAWAI-PEGAWAI MAJLIS
8. Pegawai-pegawai Majlis adalah terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi dan Setiausaha Bersama. Naib Pengerusi hendaklah terdiri daripada ahli yang diplih dan menjadi Pengerusi ahli Pihak Pekerja. Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja menjadi Setiausaha Bersama bagi Majlis.
TUJUAN
9. Tujuan Majlis adalah untuk :
9.1 Memperolehi seluas-luasnya kerjasama di antara Pihak Pegawai dengan Pihak Pekerja di peringkat Majlis Bandaraya Shah Alam dalam perkara-perkara yang berkaitan dengan kelicinan kerja dan kebajikan pekerja-pekerja yang berkhidmat di Majlis, untuk mengadakan jentera bagi menguruskan soal-soal mengenai syarat-syarat bekerja dan amnya untuk mengumpul berbagai buah fikiran daripada pekerja-pekerja dengan wakil-wakil rasmi Majlis Bandaraya Shah Alam.
BIDANG DAN FUNGSI
10. Bidang dan fungsi Majlis hendaklah tertumpu hanya kepada perkara-perkara yang termasuk di dalam bidang kuasa Majlis seperti berikut:
10.1 Membincang dan memutuskan akan perkara-perkara mengenai syarat-syarat-syarat bekerja yang ada kaitan dengan pentadbiran yang berkenaan kecuali semua perkara mengenai pekerja-pekerja perseorangan;
10.2 Membolehkan kakitangan mengambil bahagian dan lebih bertanggungjawab di atas perkara-perkara mengenai kerja-kerja mereka
dan mematuhi syarat-syarat bawah mana tugas-tugas mereka dijalankan;
10.3 Menggalakkan kakitangan menerusi pengambilan bahagian dalam perbincangan-perbincangan bagi mendapatkan pengetahuan yang lebih lagi mengenai pentadbiran Majlis; dan
10.4 Mengadakan kemudahan bagi memperbaiki perjalanan dan organisasi pejabat serta peruntukan bagi menerima cadangan dan syor-syor daripada kakitangan mengenai perkara ini.
MESYUARAT-MESYUARAT
11. Mesyuarat-mesyuarat biasa bagi Majlis hendaklah diadakan tiga (3) bulan sekali.
12. Korum bagi Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) hendaklah tidak kurang dari 50% pihak pegawai dan 50% pihak Pekerja.
13. Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha-setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang daripada tujuh (7) hari sebelum mesyuarat. Perkara-perkara yang tidak termasuk di dalam agenda hanya boleh dibincangkan dengan kebenaran Pengerusi dan Naib Pengerusi.
14. Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan Pengerusi atau Naib Pengerusi bila dikehendaki. Tarikh mesyuarat hendaklah dipersetujui oleh pegawai-pegawai Majlis. Perkara-perkara yang akan dibincangkan di mesyuarat tersebut hendaklah terhad kepada perkara-perkara yang dinyatakan dalam notis memanggil mesyuarat tersebut.
KEPUTUSAN
15. Segala keptusan-keputusan Majlis hendaklah dicapai secara persetujuan antara kedua-dua belah pihak.
16. Keputusan yang diambil jika ada hubungan dengan Jabatan-jabatan lain dan tidak pula bertentangan dengan dasar Kerajaan boleh dilaksanakan secara terus oleh Majlis Bandaraya Shah Alam.
17. Bagi keputusan yang ada kaitan dengan dasar Kerajaan ataupun Jabatan-jabatan lain ia hendaklah dirujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Awam ataupun Jabatan-jabatan yang berkenaan.
PINDAAN KEPADA PERLEMBAGAAN
18. Perlembagaan Majlis boleh dipinda di mana-mana satu mesyuarat Majlis. Notis mengenai pindaan hendaklah diberi sebulan sebelum tarikh mesyuarat. Segala pindaan perlembagaan yang telah diluluskan oleh Majlis hendaklah dikemukakan ke Bahagian Saraan, Jabatan Perkhidmatan Awam untuk dipersetujui dan diluluskan.
FAEDAH MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)
19. Hubungan Dan Sikap Yang Positif
Interpretasi yang berbeza serta perasaan tidak puas hati terhadap sesuatu perkara boleh menimbulkan perselisihan faham dan suasana tegang. Melalui mesyuarat MBJ, masalah-masalah dapat diselesaikan, di samping membina suasana harmoni dan membentuk sikap yang positif.
20. Kepuasan Hati
MBJ dapat memberi peluang kepada pekerja-pekerja untuk menunjukkan bakat dan kebolehan dalam menyumbang idea-idea serta pandangan untuk kelancaran dan kelicinan kerja masing-masing. Dengan ini, mereka akan berasa puas hati dan akan bekerja dengan penuh semangat.
21. Kebajikan Pekerja
Semangat pekerja- pekerja akan terus meningkat jika Pihak Pengurusan mengambil berat tentang kebajikan mereka.
22. Peningkatan Daya Pengeluaran
Suasana yang mesra dan harmoni di antara Pihak Pekerja dan Pihak Majikan akan meningkatkan daya pengeluaran pekerja-pekerja.
23. Peningkatan Kualiti Kerja
Masalah - masalah pekerja dapat diselesaikan melalui MBJ. Keadaan ini akan mendorong pekerja-pekerja supaya bekerja dengan lebih kuat dan sentiasa memperbaiki dan meningkatkan hasil dan kualiti kerja mereka.
24. Penjimatan Kos
MBJ boleh dijadikan satu forum yang baik untuk bekerjasama dan berbincang serta bertukar-tukar fikiran bagi mengurangkan kos penyelenggaraan pejabat.
25. Kemajuan Pekerja
MBJ dapat memberi peluang kepada pekerja-pekerja untuk memperbaiki diri mereka dari segi percakapan dan keyakinan diri, di samping dapat membina dan mengeratkan lagi hubungan kemesraan dengan Pihak Pengurusan.
26. Sikap Hormat Menghormati
MBJ dapat memupuk semangat silaturrahim dan sikap hormat menghormati di antara Pihak Pengurusan dan Pekerja-pekerja.
27. Penyelesaian Masalah-masalah
MBJ memberi peluang kepada Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja untuk berbincang dan mencari idea-idea untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.
28. Kesetiaan
Apabila pekerja- pekerja dapat memberi sumbangan mereka dan diambil perhatian yang sewajarnya oleh Pihak Pengurusan, maka mereka akan berasa bangga dan komited kerana sumbangan mereka dihargai. Ini akan melahirkan perasaan kasih dan taat setia kepada organisasi mereka.
29. Perpaduan
Apabila Pihak Pekerja dapat melibatkan diri dalam MBJ, ini akan menimbulkan keadaan cohesiveness dan perpaduan di dalam pejabat berkenaan. Oleh yang demikian, ianya akan dapat mengelakkan perasaan 'kekitaan' dan 'mereka' yang selalunya timbul di antara Pihak Pengurusan dan Pihak Pekerja.
30. Mengurangkan Pengaduan
Hubungan yang baik dan kerjasama yang erat di antara Pihak Pengurusan dan Pekerja akan menimbulkan suasana bekerja yang harmoni dan ini akan mengurangkan perasaan tidak puas hati di kalangan pekerja. Dengan adanya suasana begini, semua masalah akan dapat diselesaikan.
PERKARA YANG DILARANG DALAM MESYUARAT MBJ
31. Segala bentuk perbincangan yang bertujuan untuk mengubah sesuatu keputusan Kerajaan yang telah ditetapkan di dalam Perintah Am, Warta Kerajaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan sebagainya dan yang berbentuk tuntutan kenaikan gaji adalah tidak dibenarkan untuk dibincangkan di dalam Mesyuarat MBJ. Walaubagaimanapun, MBJ boleh membincangkan perkara-perkara tersebut dengan tujuan untuk memberi penjelasan dan penerangan mengenainya untuk maksud pelaksanaannya sahaja.
32. Jika ada perkara yang dibangkitkan bertujuan untuk mengubah sesuatu dasar Kerajaan, maka tuntutan ini hendaklah disalurkan kepada Pihak Kesatuan Sekerja atau Pihak Pekerja Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) mengikut perkhidmatan masing-masing.
33. Hal-hal perseorangan atau peribadi tidak boleh dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ. Perbincangan hendaklah ditumpukan kepada perkara-perkara yang melibatkan 'Masalah Bersama' (common interest). Masalah perseorangan atau peribadi tidak perlu dibawa ke dalam mesyuarat MBJ dan hendaklah diselesaikan secara pentadbiran sahaja.
Disediakan oleh
Setiausaha Bersama Pihak Pegawai
Majlis Bersama Jabatan
Majlis Bandaraya Shah Alam
RUJUKAN
1. Docs. Jpa. Gov. My/ Docs/ Penerbitan/ Panduan08/ Bs/ 01.Pdf. BS 4/2008. Panduan Penubuhan Dan Perjalanan Majlis Bersama Jabatan (MBJ). 2008. Bahagian Saraan Jabatan Perkhidmatan Awam.
2. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002. Majlis Bersama Jabatan Di Kementerian/ Jabatan/ Pihak Berkuasa Badan Berkanun/ Pihak Berkuasa Tempatan. 2002. Jabatan Perkhidmatan Awam