Page 113 - MBSA Annual Report 2011
P. 113
Laporan Perkhidmatan
Laporan Laporan Perkhidmatan Laporan Perkhidmatan
BAHAGIAN
Korporat Jabatan BAHAGIAN
112 Bahagian
1.0 PROFIL iii. Menyediakan notis panggil mesyuarat untuk
1.1 Fungsi Bahagian Urusetia Mesyuarat adalah seperti ditandatangani oleh Timbalan Datuk Bandar.
berikut: iv. Mengedarkan notis dan minit Mesyuarat Jawatankuasa
kepada Ahli Majlis.
1.1.1 Urusetia Mesyuarat Majlis: v. Menyediakan tempat mesyuarat dan membuat
i. Menguruskan Mesyuarat Pre-Council. tempahan makanan.
ii. Menguruskan Mesyuarat Majlis pada setiap bulan. vi. Merekodkan kehadiran Ahli Majlis.
iii. Menguruskan Mesyuarat bagi 15 Jawatankuasa 1.1.3 Urusetia Mesyuarat Pengurusan:
Tetap setiap bulan.
iv. Menyediakan kertas minit Mesyuarat Majlis, kertas i. Menguruskan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 k a l i
sebulan.
Jawatankuasa dan Perkara Berbangkit untuk
Mesyuarat Majlis. ii. Menyediakan minit Mesyuarat Pengurusan.
v. Menguruskan tuntutan elaun kehadiran mesyuarat iii. Menyelaraskan kertas cadangan/laporan daripada
Ahli Majlis. Jabatan/Bahagian/Pejabat Cawangan.
vi. Menyediakan laporan kehadiran mesyuarat Ahli iv. Menyediakan tempat mesyuarat dan jamuan makan.
Majlis kepada pihak Setiausaha Kerajaan Negeri. 2.0 LAPORAN AKTIVITI
vii. Menyediakan tempat mesyuarat dan persiapan yang
berkaitan. 2.1 Pada 4 April 2011, Bahagian Urusetia Mesyuarat telah
menyelaraskan Majlis Upacara Angkat Sumpah Datuk
1.1.2 Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa: Bandar yang Keenam iaitu Y. Bhg. Dato’ Hj. Mohd Jaafar
i. Mendapatkan tarikh mesyuarat daripada Pejabat bin Hj. Mohd Atan.
Datuk Bandar. 2.2 Bahagian Urusetia Mesyuarat telah menguruskan sebanyak
ii. Mengumpulkan minit Mesyuarat Jawatankuasa 283 mesyuarat sepanjang tahun 2011 mengikut bilangan
untuk diedarkan kepada Ahli Majlis dan Pengarah seperti berikut:
yang terlibat.
Bulan Mesyuarat Majlis Mesyuarat Khas Mesyuarat Mesyuarat * Mesyuarat Lain Jumlah
Bajet Jawatankuasa Pengurusan
Januari 1 - 17 2 2 22
Febuari 1 - 15 3 2 21
Mac 1 - 15 2 2 20
April 1 - 16 3 2 22
Mei 1 - 14 3 4 22
Jun 1 - 16 4 5 26
Julai 1 - 15 3 5 24
Ogos 1 - 18 3 5 27
September 1 - 15 3 5 24
Oktober 1 - 19 3 5 28
November 1 1 15 2 6 25
Disember 1 - 12 3 6 22
JUMLAH 12 1 187 34 49 283
* Mesyuarat lain yang diselaraskan oleh Bahagian Urusetia Mesyuarat adalah seperti berikut:
Bil Mesyuarat
1 Jawatankuasa Kerja Landskap
2 Pre Jawatankuasa Audit & Pengurusan Korporat
1Ċ
3 Pre Jawatankuasa Pusat Setempat 4Ċ 66Ċ
4 Pre Council Pengarah
5 Pre Council Ahli Majlis
Carta pai yang menunjukkan perincian statistik peratusan 17Ċ
mesyuarat yang telah diadakan pada tahun 2011.
12Ċ
Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Khas Bajet Mesyuarat Majlis
Mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Lain
Laporan Laporan Perkhidmatan Laporan Perkhidmatan
BAHAGIAN
Korporat Jabatan BAHAGIAN
112 Bahagian
1.0 PROFIL iii. Menyediakan notis panggil mesyuarat untuk
1.1 Fungsi Bahagian Urusetia Mesyuarat adalah seperti ditandatangani oleh Timbalan Datuk Bandar.
berikut: iv. Mengedarkan notis dan minit Mesyuarat Jawatankuasa
kepada Ahli Majlis.
1.1.1 Urusetia Mesyuarat Majlis: v. Menyediakan tempat mesyuarat dan membuat
i. Menguruskan Mesyuarat Pre-Council. tempahan makanan.
ii. Menguruskan Mesyuarat Majlis pada setiap bulan. vi. Merekodkan kehadiran Ahli Majlis.
iii. Menguruskan Mesyuarat bagi 15 Jawatankuasa 1.1.3 Urusetia Mesyuarat Pengurusan:
Tetap setiap bulan.
iv. Menyediakan kertas minit Mesyuarat Majlis, kertas i. Menguruskan mesyuarat sekurang-kurangnya 3 k a l i
sebulan.
Jawatankuasa dan Perkara Berbangkit untuk
Mesyuarat Majlis. ii. Menyediakan minit Mesyuarat Pengurusan.
v. Menguruskan tuntutan elaun kehadiran mesyuarat iii. Menyelaraskan kertas cadangan/laporan daripada
Ahli Majlis. Jabatan/Bahagian/Pejabat Cawangan.
vi. Menyediakan laporan kehadiran mesyuarat Ahli iv. Menyediakan tempat mesyuarat dan jamuan makan.
Majlis kepada pihak Setiausaha Kerajaan Negeri. 2.0 LAPORAN AKTIVITI
vii. Menyediakan tempat mesyuarat dan persiapan yang
berkaitan. 2.1 Pada 4 April 2011, Bahagian Urusetia Mesyuarat telah
menyelaraskan Majlis Upacara Angkat Sumpah Datuk
1.1.2 Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa: Bandar yang Keenam iaitu Y. Bhg. Dato’ Hj. Mohd Jaafar
i. Mendapatkan tarikh mesyuarat daripada Pejabat bin Hj. Mohd Atan.
Datuk Bandar. 2.2 Bahagian Urusetia Mesyuarat telah menguruskan sebanyak
ii. Mengumpulkan minit Mesyuarat Jawatankuasa 283 mesyuarat sepanjang tahun 2011 mengikut bilangan
untuk diedarkan kepada Ahli Majlis dan Pengarah seperti berikut:
yang terlibat.
Bulan Mesyuarat Majlis Mesyuarat Khas Mesyuarat Mesyuarat * Mesyuarat Lain Jumlah
Bajet Jawatankuasa Pengurusan
Januari 1 - 17 2 2 22
Febuari 1 - 15 3 2 21
Mac 1 - 15 2 2 20
April 1 - 16 3 2 22
Mei 1 - 14 3 4 22
Jun 1 - 16 4 5 26
Julai 1 - 15 3 5 24
Ogos 1 - 18 3 5 27
September 1 - 15 3 5 24
Oktober 1 - 19 3 5 28
November 1 1 15 2 6 25
Disember 1 - 12 3 6 22
JUMLAH 12 1 187 34 49 283
* Mesyuarat lain yang diselaraskan oleh Bahagian Urusetia Mesyuarat adalah seperti berikut:
Bil Mesyuarat
1 Jawatankuasa Kerja Landskap
2 Pre Jawatankuasa Audit & Pengurusan Korporat
1Ċ
3 Pre Jawatankuasa Pusat Setempat 4Ċ 66Ċ
4 Pre Council Pengarah
5 Pre Council Ahli Majlis
Carta pai yang menunjukkan perincian statistik peratusan 17Ċ
mesyuarat yang telah diadakan pada tahun 2011.
12Ċ
Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Khas Bajet Mesyuarat Majlis
Mesyuarat Pengurusan Mesyuarat Lain
